Süreç Koordinatörü
Anasayfa
Kalite Yönetim Sistemine kalem.omu.edu.tr adresi üzerinden erişilmektedir. Anasayfada sağ üstte bulunan “Giriş” butonu aracılığıyla sisteme giriş yapılır.
Giriş ekranından e-posta ve parola ile sisteme giriş yapılmaktadır.
Hesabı olmayan kullanıcı “Hesap Oluştur” bağlantısından kurumsal e-posta adresi (omu.edu.tr uzantılı) ile sisteme kayıtlanabilir. Parolasını unutan kullanıcılar buradaki bağlantıyı kullanarak parolasını sıfırlayabilir.
Sistem, sağ üst panelde bulunan Stratejik Plan dönemleri içinde ilgili yıllara göre veri girişinin yapılması üzerine tasarlanmıştır. Bu sayede Yıllık ve 5 Yıllık Plan dönemleri kendi içinde değerlendirilebilecektir.
Süreç koordinatörü olarak Süreç ekranlarını görüntüleyebilmek için Admin tarafından yetkilendirme yapılmalıdır.
Sistem, sağ üst panelde bulunan Stratejik Plan dönemleri içinde ilgili yıllara göre veri girişinin yapılması üzerine tasarlanmıştır. Bu sayede Yıllık ve 5 Yıllık Plan dönemleri kendi içinde değerlendirilebilecektir.
Sistem, Türkçe ve İngilizce olmak üzere iki dil desteği sağlamaktadır. Türkçe ve İngilizce veri girişleri, planlama dönemlerinde iki dilde de rapor almayı mümkün kılmaktadır.
Anasayfa üzerinde uygulama ile ilgili sayılar, duyurular ve en çok indirilen dokümanlar görüntülenir.
Sistem üzerinden kullanıcı e-postasının üzerine tıklayınca açılan kısımdan çıkış yapılır.
Kurumsal Bilgiler
Kuruma ait bilgilerin kategoriler ve alt kategorilere göre oluşturulduğu, kurumsal değişkenlerin tanımlandığı kısımdır.
Kategoriler
Yükseköğretim Kalite Kurulu tarafından belirlenen kurumsal bilgiler kategorilerden oluşmaktadır. Bu menüden kategoriler görüntülenebilir. Kuruma ait kurumsal değişkenler ilgili butona tıklayarak indirilebilir.
Alt Kategoriler
Kategorilere bağlı alt kategoriler bu ekranda görüntülenebilir.
Kurumsal Değişkenler
Alt Kategorilere bağlı kurumsal değişkenler bu ekranda görüntülenebilir.
Kurumsal Göstergeler
Kurumsal göstergeler bağlı bulundukları kategori ve alt kategorilere göre listelenmektedir. Listelenen kurumsal göstergeler "Yazdır" butonu aracılığıyla pdf olarak alınabilmektedir. Kurumsal gösterge kodu (KG), adı ve kurumsal değişkenlerden alınan pay ve payda bilgileri bu ekranda görüntülenir.
Stratejik Plan
Durum Analizi
Durum Analizi, yeni stratejik plan dönemine başlamadan, içinde bulunulan stratejik dönemin verilerinin analiz edildiği kısımdır. “Neredeyiz?” sorusunun cevabı bu kısımda aranır. Sistem üzerinde; Kurumsal Tarihçe ve Stratejik Planın Değerlendirilmesi ve GZFT (SWOT) Analizi olarak iki alt menü tasarlanmıştır.
Admin tarafından girilen bu menüdeki verileri Süreç Koordinatörü sadece görüntüleyebilir.
GZFT Analizi kısmı; SWOT Analizi ve Strateji - SWOT Matrisi olmak üzere iki kısımdan oluşacak şekilde tasarlanmıştır. Süreç koordinatörü rolündeki kullanıcılar,bu menüdeki verileri sadece görüntüleyebilir.
Geleceğe Bakış
Geleceğe Bakış, “Nereye ulaşmak istiyoruz?” sorusunun cevaplandığı ilk kısımdır. İlgili stratejik döneme ait Misyon, Vizyon ve İlke ve Değerler bu menüde tanımlanır.
Üniversitenin ilgili 5 yıllık planı içerisinde tanımlanan bu menüdeki verileri Süreç Koordinatörü sadece görüntüleyebilir.
Farklılaşma Stratejisi
Farklılaşma Stratejisi, “Nereye ulaşmak istiyoruz?” sorusunun cevaplandığı ikinci kısımdır. İlgili stratejik döneme ait Konum Tercihi, Başarı Bölgesi Tercihi ve Temel Yetkinlik Tercihi bu menüde tanımlanır.
Süreç Koordinatörü, bu menüdeki verileri sadece görüntüleyebilir.
Strateji Geliştirme
Strateji Geliştirme, “Nereye ulaşmak istiyoruz?” sorusunun cevaplandığı son kısımdır. İlgili stratejik döneme ait Stratejik Amaçlar bu menüde admin tarafından tanımlanır.
Stratejik Amaçlar
Seçilen 5 yıllık stratejik plan için admin tarafından belirlenen amaçlar bu menüde görüntülenir. Sırasıyla amaçlar, hedefler ve performans göstergelerine geçiş yapılabilir.
“Performans Göstergelerini İndir” butonuna tıklayarak Stratejik Amaçlar, Hedefler ve Performans Göstergeleri listesi indirilebilir.
Stratejik Hedefler
Amaçlar altında tanımlanan hedefler ve amaca etki yüzdeleri bu ekrandan görüntülenir.
Performans Göstergeleri
Stratejik Hedef altında, ilgili hedefe ait performans göstergeleri görüntülenir.
Süreç
Süreç; sisteme daha önce tanımlanmış olup, Süreç Koordinatörlerinin görüntüleyecekleri ve yetkileri doğrultusunda Faaliyet ve İzleme Kriterleri oluşturabilecekleri bir menüdür.
Ana Süreçler (Alan)
Süreç menüsü altında tanımlanan tüm ana süreçler (alanlar) Süreç Koordinatörü tarafından bu ekranda görüntülenir.
Süreçler
Ana süreçler altında tanımlanan süreçler, Süreç Koordinatörü tarafından bu ekranda görüntülenir. Listelenen süreç kartı bilgileri "Yazdır" butonu aracılığıyla pdf olarak alınabilmektedir.
Faaliyetler
Süreçler altında tanımlanan faaliyetler ve süreç bilgileri, Süreç Koordinatörü tarafından bu ekranda görüntülenir.
İzleme Kriterleri
Faaliyet bilgilerinin altında ilgili izleme kriterlerinin listelendiği kısımdır.
Süreçlerim
Süreç Koordinatörünün kendisine atanmış süreçleri listelediği kısımdır. Süreç Koordinatörü, “Göster” ve “Düzenle” butonu aracılığıyla sürece ait detayları görüntüleyebilir ve düzenleyebilir.
Faaliyetler
Süreçler altında tanımlanan faaliyetler ve süreç bilgileri, Süreç Koordinatörü tarafından bu ekranda listelenir.
Süreç Koordinatörleri, sorumlu oldukları süreç faaliyetleri için Düzeltme ve Uyarlama oluşturabilir.
İzleme Kriterleri
Faaliyet bilgilerinin altında ilgili izleme kriterlerinin listelendiği kısımdır.
İzleme Sıklığı; ilgili kriter için 1 yıl içinde kaç kez veri alınacağını belirtmektedir.
İzleme Kriteri Hedefleri
Süreç Koordinatörü, İzleme Kriterleri altında birimleri ve izleme kriteri hedeflerini görüntüleyebilir.
Görev Tanımları
Süreç menüsü altında tanımlanan görev tanımları Süreç Koordinatörü tarafından bu ekranda görüntülenir. Seçilen görev tanımına ait bilgiler "Yazdır" butonu aracılığıyla pdf olarak alınabilmektedir.
Eylem Planı
Eylem Planı menüsünden sisteme admin tarafından tanımlanmış yıllık eylem planları görüntülenebilir.
Yıllık Eylem Planı
Seçili yıla ait eylem planlarının eylem alanlarına göre listelendiği kısımdır. Tüm kullanıcılar tarafından görüntülenebilir. Listelenen eylem planı bilgileri "Yazdır" butonu aracılığıyla pdf olarak alınabilmektedir.
Düzeltmeler
Düzeltmeler menüsü, Süreç Koordinatörleri için Uyarlamalarım ve Düzeltmelerim olmak üzere iki alt menüden oluşmaktadır.
Uyarlamalarım
Uyarlamalar, birimlerde yapılacak Düzeltici Faaliyet veya İyileştirici Faaliyetlerin listelendiği kısımdır. Süreç Koordinatörü mevcut uyarlamalarının durumlarını bu ekrandan görüntüleyebilir.
Süreç Koordinatörü, Süreç Elçisi veya Süreç Sorumlusundan gelen uyarlama taleplerini değerlendirip onaylayabilir. Tamamlanan uyarlamaların etkinlik durumunu değerlendirebilir.
Süreç Sorumlusu tarafından oluşturulan uyarlama talepleri Süreç Koordinatörünün onayına sunulur. Talep durumundaki bir uyarlama için Süreç Koordinatörünün onayı önceliklidir.
Düzeltmelerim
Düzeltmeler, herhangi bir onaya ihtiyaç olmaksızın tespit edilen uygunsuzluğun süreç faaliyetleri ile ilişkili olarak yapıldığı kısımdır. Süreç Koordinatörü, biriminde yapılan düzeltmeleri listeleyebilir, düzenleyebilir veya silebilir.
Geri Bildirimler
Süreç Koordinatörü, Geri Bildirimler menüsünden yeni geri bildirim oluşturabilir, mevcut geri bildirimlerin durumunu görüntüleyebilir, değerlendirebilir ve sorgu numarası ile takip edebilir.
Geri Bildirimlerim
Süreç Koordinatörü, Geri Bildirimlerim menüsü ile birimine açılmış tüm geri bildirimleri listeler ve ilgili geri bildirimlerin detaylarını görüntüleyebilir.
Birimine gelen bir geri bildirimin detayını “Göster” butonu aracılığıyla görüntüleyebilir. Geri bildirim üzerinden herhangi bir düzeltme veya uyarlama oluşturulamayacağı görüşünde ise geri bildirimi kapatmak için “Reddet” butonuna tıklayabilir.
Süreç Koordinatörü, geri bildirimler üzerinde Düzeltme ve Uyarlama oluşturabilir. Oluşturulan Düzeltme ve Uyarlamaların detaylarını görüntüleyebilir.
Geri Bildirim Oluştur
Süreç Koordinatörü, Geri Bildirim Oluştur menüsünde açılan formdaki ilgili alanları doldurarak geri bildirimde bulunabilir.
Geri bildirim oluşturulduğunda, ilgili geri bildirimin takibinin yapılabilmesi için bir takip kodu üretilir. (Geri bildirimde bulunan kişi e-posta adresini paylaşmış ise adresine takip kodunu içeren bilgilendirme e-postası gönderilir.) Geri Bildirim Durumunu Sorgula menüsünden takip kodunu girerek geri bildirimini takip edebilir.
Geri Bildirim Durumunu Sorgula
Süreç Koordinatörü, Geri Bildirim Durumunu Sorgula ekranında açılan Takip kodu alanına sistem tarafından üretilen ve kendileri ile paylaşılan kodu girerek geri bildirim durumunu görüntüleyebilir.
Risk
Süreç Koordinatörü, risk menüsü altında "Risklerim ve Kaldırılan Risklerim" alt menülerini görüntüleyebilir.
Risklerim
Süreç Koordinatörü, yetkili olduğu sürece ait riskleri bu menüde listeler ve riskler arasında filtreleme yapabilir. Risk detaylarını "Göster" butonu aracılığıyla görüntüleyebilir.
Kaldırılan Risklerim
Süreç Koordinatörü, birimler tarafından uyarlama açılarak sonlandırılan riskleri bu menüde listeler ve riskler arasında filtreleme yapabilir.
Anketler
Süreç Koordinatörü, mevcut anketleri görüntüleyebilir ve anketlerde arama yapabilir.
Dokümanlar
Süreç Koordinatörü, seçilen Kategori altında tanımlanmış dokümanları görüntüleyebilir.