Süreç Elçisi

Anasayfa

Kalite Yönetim Sistemine kalem.omu.edu.tr adresi üzerinden erişilmektedir. Anasayfada sağ üstte bulunan “Giriş” butonu aracılığıyla sisteme giriş yapılır.

Giriş ekranından e-posta ve parola ile sisteme giriş yapılmaktadır.

Hesabı olmayan kullanıcı “Hesap Oluştur” bağlantısından kurumsal e-posta adresi (omu.edu.tr uzantılı) ile sisteme kayıtlanabilir. Parolasını unutan kullanıcılar buradaki bağlantıyı kullanarak parolasını sıfırlayabilir.

Sistem, sağ üst panelde bulunan Stratejik Plan dönemleri içinde ilgili yıllara göre veri girişinin yapılması üzerine tasarlanmıştır. Bu sayede Yıllık ve 5 Yıllık Plan dönemleri kendi içinde değerlendirilebilecektir.

Süreç elçisi olarak Süreç ekranlarını görüntüleyebilmek için Admin tarafından yetkilendirme yapılmalıdır.

Sistem, sağ üst panelde bulunan Stratejik Plan dönemleri içinde ilgili yıllara göre veri girişinin yapılması üzerine tasarlanmıştır. Bu sayede Yıllık ve 5 Yıllık Plan dönemleri kendi içinde değerlendirilebilecektir.

Sistem, Türkçe ve İngilizce olmak üzere iki dil desteği sağlamaktadır. Türkçe ve İngilizce veri girişleri, planlama dönemlerinde iki dilde de rapor almayı mümkün kılmaktadır.

Anasayfa üzerinde uygulama ile ilgili sayılar, duyurular ve en çok indirilen dokümanlar görüntülenir. Süreç elçisi, birimine özel olarak yayınlanmış duyuruları görüntüleyebilir.

Sistem üzerinden kullanıcı e-postasının üzerine tıklayınca açılan kısımdan çıkış yapılır.

Kurumsal Bilgiler

Kuruma ait bilgilerin kategoriler ve alt kategorilere göre oluşturulduğu, kurumsal değişkenlerin tanımlandığı kısımdır.

Kategoriler

Yükseköğretim Kalite Kurulu tarafından belirlenen kurumsal bilgiler kategorilerden oluşmaktadır. Bu menüden kategoriler görüntülenebilir. Kuruma ait kurumsal değişkenler ilgili butona tıklayarak indirilebilir.

Alt Kategoriler

Kategorilere bağlı alt kategoriler bu ekranda görüntülenebilir.

Kurumsal Değişkenler

Alt Kategorilere bağlı kurumsal değişkenler bu ekranda görüntülenebilir.

Kurumsal Göstergeler

Kurumsal göstergeler bağlı bulundukları kategori ve alt kategorilere göre listelenmektedir. Listelenen kurumsal göstergeler "PDF Oluştur" butonu aracılığıyla pdf olarak alınabilmektedir. Kurumsal gösterge kodu (KG), adı ve kurumsal değişkenlerden alınan pay ve payda bilgileri bu ekranda görüntülenir.

Stratejik Plan

Durum Analizi

Durum Analizi, yeni stratejik plan dönemine başlamadan, içinde bulunulan stratejik dönemin verilerinin analiz edildiği kısımdır. “Neredeyiz?” sorusunun cevabı bu kısımda aranır. Sistem üzerinde; Kurumsal Tarihçe ve Stratejik Planın Değerlendirilmesi ve GZFT (SWOT) Analizi olarak iki alt menü tasarlanmıştır.

Admin tarafından girilen bu menüdeki verileri Süreç Elçisi sadece görüntüleyebilir.

GZFT Analizi kısmı; SWOT Analizi ve Strateji - SWOT Matrisi olmak üzere iki kısımdan oluşacak şekilde tasarlanmıştır. Süreç Elçisi rolündeki kullanıcılar,bu menüdeki verileri sadece görüntüleyebilir.

Geleceğe Bakış

Geleceğe Bakış, “Nereye ulaşmak istiyoruz?” sorusunun cevaplandığı ilk kısımdır. İlgili stratejik döneme ait Misyon, Vizyon ve İlke ve Değerler bu menüde tanımlanır.

Üniversitenin ilgili 5 yıllık planı içerisinde tanımlanan bu menüdeki verileri Süreç Elçisi sadece görüntüleyebilir.

Farklılaşma Stratejisi

Farklılaşma Stratejisi, “Nereye ulaşmak istiyoruz?” sorusunun cevaplandığı ikinci kısımdır. İlgili stratejik döneme ait Konum Tercihi, Başarı Bölgesi Tercihi ve Temel Yetkinlik Tercihi bu menüde tanımlanır.

Süreç Elçisi, bu menüdeki verileri sadece görüntüleyebilir.

Strateji Geliştirme

Strateji Geliştirme, “Nereye ulaşmak istiyoruz?” sorusunun cevaplandığı son kısımdır. İlgili stratejik döneme ait Stratejik Amaçlar bu menüde admin tarafından tanımlanır.

Stratejik Amaçlar

Seçilen 5 yıllık stratejik plan için admin tarafından belirlenen amaçlar bu menüde görüntülenir. Sırasıyla amaçlar, hedefler ve performans göstergelerine geçiş yapılabilir.

“Performans Göstergelerini İndir” butonuna tıklayarak Stratejik Amaçlar, Hedefler ve Performans Göstergeleri listesi indirilebilir.

Stratejik Hedefler

Amaçlar altında tanımlanan hedefler ve amaca etki yüzdeleri bu ekrandan görüntülenir.

Performans Göstergeleri

Stratejik Hedef altında, ilgili hedefe ait performans göstergeleri görüntülenir.

Süreç

Süreç; sisteme daha önce tanımlanmış olup, Süreç Elçilerinin görüntüleyecekleri ve yetkileri doğrultusunda Faaliyet ve İzleme Kriterleri oluşturabilecekleri bir menüdür.

Ana Süreçler (Alan)

Süreç menüsü altında tanımlanan tüm ana süreçler (alanlar) Süreç Elçisi tarafından bu ekranda görüntülenir.

Süreçler

Ana süreçler altında tanımlanan süreçler, Süreç Elçisi tarafından bu ekranda görüntülenir. Listelenen süreç kartı bilgileri "PDF Oluştur" butonu aracılığıyla pdf olarak alınabilmektedir.

Faaliyetler

Süreçler altında tanımlanan faaliyetler ve süreç bilgileri, Süreç Elçisi tarafından bu ekranda görüntülenir.

İzleme Kriterleri

Faaliyet bilgilerinin altında ilgili izleme kriterlerinin listelendiği kısımdır.

Süreçlerim

Süreç Elçisinin kendisine atanmış süreçleri listelediği kısımdır. Süreç Elçisi, “Göster” ve “Düzenle” butonu aracılığıyla sürece ait detayları görüntüleyebilir ve düzenleyebilir.

Faaliyetler

Süreçler altında tanımlanan faaliyetler ve süreç bilgileri, Süreç Elçisi tarafından bu ekranda listelenir.

Süreç Elçisi, sorumlu oldukları süreç faaliyetleri için Düzeltme ve Uyarlama oluşturabilir.

İzleme Kriterleri

Faaliyet bilgilerinin altında ilgili izleme kriterlerinin listelendiği kısımdır.

İzleme Kriteri Hedefleri

Süreç Elçisi, İzleme Kriterleri altında varsa birimlere özel tanımlanmış izleme kriteri hedeflerini görüntüleyebilir.

Görev Tanımları

Süreç menüsü altında tanımlanan görev tanımları Süreç Elçisi tarafından bu ekranda görüntülenir. Seçilen görev tanımına ait bilgiler "PDF Oluştur" butonu aracılığıyla pdf olarak alınabilmektedir.

Eylem Planı

Eylem Planı menüsünden sisteme admin tarafından tanımlanmış yıllık eylem planları görüntülenebilir.

Yıllık Eylem Planı

Seçili yıla ait eylem planlarının eylem alanlarına göre listelendiği kısımdır. Tüm kullanıcılar tarafından görüntülenebilir. Listelenen eylem planı bilgileri "PDF Oluştur" butonu aracılığıyla pdf olarak alınabilmektedir.

Süreç Elçisi, yıllık eylem planları menüsünden sorumlu olduğu eylemlerin uygulama adımları üzerinde görüntülenen "Uyarlama Oluştur" butonu aracılığıyla açılan formu doldurarak uyarlama oluşturabilir.

Düzeltmeler

Düzeltmeler menüsü, Süreç Elçisi için Uyarlamalarım ve Düzeltmelerim olmak üzere iki alt menüden oluşmaktadır.

Uyarlamalarım

Uyarlamalar, birimlerde yapılacak Düzeltici Faaliyet veya İyileştirici Faaliyetlerin listelendiği kısımdır. Süreç Elçisi mevcut uyarlamalarının durumlarını bu ekrandan görüntüleyebilir.

Süreç Sorumlusu, Süreç Elçisinden gelen uyarlama taleplerini değerlendirip onaylayabilir. Tamamlanan uyarlamaların etkinlik durumunu değerlendirebilir.

Süreç Elçisi tarafından uyarlama talepleri Süreç Sorumlusu ve Süreç Koordinatörünün onayına sunulur. Talep durumundaki bir uyarlama için Süreç Koordinatörünün onayı önceliklidir.

Düzeltmelerim

Düzeltmeler, herhangi bir onaya ihtiyaç olmaksızın tespit edilen uygunsuzluğun süreç faaliyetleri ile ilişkili olarak yapıldığı kısımdır. Süreç Elçisi, biriminde yapılan düzeltmeleri listeleyebilir, düzenleyebilir veya silebilir.

Geri Bildirimler

Süreç Elçisi, Geri Bildirimler menüsünden yeni geri bildirim oluşturabilir, mevcut geri bildirimlerin durumunu görüntüleyebilir, değerlendirebilir ve sorgu numarası ile takip edebilir.

Geri Bildirimlerim

Süreç Elçisi, Geri Bildirimlerim menüsü ile birimine açılmış tüm geri bildirimleri listeler ve ilgili geri bildirimlerin detaylarını görüntüleyebilir.

Birimine gelen bir geri bildirimin detayını “Göster” butonu aracılığıyla görüntüleyebilir.

Geri bildirimi kapatmak için Diğer İşlemler menüsü altında "Tamamla" seçeneği ile yanıtını yazabilir. Geri bildirimin kendi birimine ait olmadığını düşünüyorsa “Geri Bildirim Birimimizle İlgili Değil” butonuna tıklayarak ilgili konuyu Kalite Koordinatörlüğüne yönlendirir. Geri bildirim üzerinden herhangi bir düzeltme veya uyarlama oluşturulamayacağı görüşünde ise geri bildirimi kapatmak için “Reddet” butonuna tıklayabilir.

Süreç Elçisi, geri bildirimler üzerinde Düzeltme ve Uyarlama oluşturabilir. Oluşturulan Düzeltme ve Uyarlamaların detaylarını görüntüleyebilir.

Geri Bildirim Oluştur

Süreç Elçisi, Geri Bildirim Oluştur menüsünde açılan formdaki ilgili alanları doldurarak geri bildirimde bulunabilir.

Geri bildirim oluşturulduğunda, ilgili geri bildirimin takibinin yapılabilmesi için bir takip kodu üretilir. (Geri bildirimde bulunan kişi e-posta adresini paylaşmış ise adresine takip kodunu içeren bilgilendirme e-postası gönderilir.) Geri Bildirim Durumunu Sorgula menüsünden takip kodunu girerek geri bildirimini takip edebilir.

Geri Bildirim Durumunu Sorgula

Süreç Elçisi, Geri Bildirim Durumunu Sorgula ekranında açılan Takip kodu alanına sistem tarafından üretilen ve kendileri ile paylaşılan kodu girerek geri bildirim durumunu görüntüleyebilir.

Risk

Süreç Elçisi, risk menüsü altında "Risklerim ve Kaldırılan Risklerim" alt menülerini görüntüleyebilir.

Risklerim

Süreç Elçisi, sorumlu olduğu sürece ait riskleri bu menüde listeler ve riskler arasında filtreleme yapabilir. Risk detaylarını "Göster" butonu aracılığıyla görüntüleyebilir. Riskin olasılık ve etki puanlarını düşürme amacıyla "İşlemler" butonunu kullanarak risk ile ilgili uyarlama oluşturabilir.

"Risk Oluştur" butonuna tıklayarak sorumlusu olduğu süreçlerle ilgili yeni risk tanımlayabilir. Oluşturulan risk, değerlendirilmesi için onaya gönderilir.

Birimdeki süreç elçisi tarafından açılan risk Admin tarafından onaylandığında, süreç elçisi sözkonusu risk ile ilgili uyarlama açabilir. Uyarlama, süreç sorumlusu ve süreç koordinatörü tarafından onaylanıp süreç elçisi tarafından tamamlandığında, Risk Bildirim Formu doldurularak başlangıçta belirlenen olasılık ve etki puanları düşürülebilir. Süreç elçisi, Risk ile ilgili gerçekleştirdiği aktiviteleri detay ekranında görüntüleyebilir.

Kaldırılan Risklerim

Süreç Elçisi uyarlama açarak sonlandırdığı riskleri bu menüde listeler ve riskler arasında filtreleme yapabilir.

Anketler

Süreç elçisi, mevcut anketleri görüntüleyebilir ve anketlerde arama yapabilir.

Dokümanlar

Süreç Elçisi, seçilen Kategori altında tanımlanmış dokümanları görüntüleyebilir.

Raporlar

Süreç Elçisi, raporlar menüsü altında gördüğü kartlardan birini seçip "Verileri Göster" butonuna tıklayarak değerlerle ilgili detayları görüntüyebilir. Sözkonusu değerleri pdf veya excel olarak indirebilir.