Kalite Elçisi
Anasayfa
Kalite Yönetim Sistemine kalem.omu.edu.tr adresi üzerinden erişilmektedir. Anasayfada sağ üstte bulunan “Giriş” butonu aracılığıyla sisteme giriş yapılır.
Giriş ekranından e-posta parola ile sisteme giriş yapılmaktadır.
Hesabı olmayan kullanıcı “Hesap Oluştur” bağlantısından kurumsal e-posta adresi (omu.edu.tr uzantılı) ile sisteme kayıtlanabilir. Parolasını unutan kullanıcılar buradaki bağlantıyı kullanarak parolasını sıfırlayabilir.
Kalite elçisi olarak Veri girişi ekranlarını görüntüleyebilmesi için Admin tarafından birimine ataması yapılmalıdır.
Sistem, sağ üst panelde bulunan Stratejik Plan dönemleri içinde ilgili yıllara göre veri girişinin yapılması üzerine tasarlanmıştır. Bu sayede Yıllık ve 5 Yıllık Plan dönemleri kendi içinde değerlendirilebilecektir.
Sistem, Türkçe ve İngilizce olmak üzere iki dil desteği sağlamaktadır. Türkçe ve İngilizce veri girişleri, planlama dönemlerinde iki dilde de rapor almayı mümkün kılmaktadır.
Anasayfa üzerinde uygulama ile ilgili sayılar, duyurular ve en çok indirilen dokümanlar görüntülenir. Kalite elçisi, birimine özel olarak yayınlanmış duyuruları görüntüleyebilir.
Sistem üzerinden kullanıcı e-postasının üzerine tıklayınca açılan kısımdan çıkış yapılır.
Kurumsal Bilgiler
Kuruma ait bilgilerin kategoriler ve alt kategorilere göre oluşturulduğu, kurumsal değişkenlerin tanımlandığı kısımdır.
Kategoriler
Yükseköğretim Kalite Kurulu tarafından belirlenen kurumsal bilgiler kategorilerden oluşmaktadır. Bu menüden kategoriler görüntülenebilir. Kuruma ait kurumsal değişkenler ilgili butona tıklayarak indirilebilir.
Alt Kategoriler
Kategorilere bağlı alt kategoriler bu ekranda görüntülenebilir.
Kurumsal Değişkenler
Alt Kategorilere bağlı kurumsal değişkenler bu ekranda görüntülenebilir.
Kurumsal Göstergeler
Kurumsal göstergeler bağlı bulundukları kategori ve alt kategorilere göre listelenmektedir. Listelenen kurumsal göstergeler "PDF Oluştur" butonu aracılığıyla pdf olarak alınabilmektedir. Kurumsal gösterge kodu (KG), adı, kurumsal değişkenlerden alınan pay/payda ve durum bilgileri bu ekranda görüntülenir.
Stratejik Plan
Durum Analizi
Durum Analizi, yeni stratejik plan dönemine başlamadan, içinde bulunulan stratejik dönemin verilerinin analiz edildiği kısımdır. “Neredeyiz?” sorusunun cevabı bu kısımda aranır. Sistem üzerinde; “Kurumsal Tarihçe ve Stratejik Planın Değerlendirilmesi” ve “GZFT (SWOT) Analizi” olarak iki alt menü tasarlanmıştır.
Admin tarafından girilen bu menüdeki verileri Kalite elçileri sadece görüntüleyebilir.
GZFT Analizi kısmı; “SWOT Analizi” ve “Strateji - SWOT Matrisi” olmak üzere iki kısımdan oluşacak şekilde tasarlanmıştır. Kalite elçileri, bu menüdeki verileri sadece görüntüleyebilir.
Geleceğe Bakış
Geleceğe Bakış, “Nereye ulaşmak istiyoruz?” sorusunun cevaplandığı ilk kısımdır. İlgili stratejik döneme ait “Misyon”, “Vizyon” ve “İlke ve Değerler” bu menüde tanımlanır.
Üniversitenin ilgili 5 yıllık planı içerisinde tanımlanan bu menüdeki verileri Kalite Elçileri sadece görüntüleyebilir.
Farklılaşma Stratejisi
Farklılaşma Stratejisi, “Nereye ulaşmak istiyoruz?” sorusunun cevaplandığı ikinci kısımdır. İlgili stratejik döneme ait “Konum Tercihi”, “Başarı Bölgesi Tercihi” ve “Temel Yetkinlik Tercihi” bu menüde tanımlanır.
Kalite elçileri, bu menüdeki verileri sadece görüntüleyebilir.
Strateji Geliştirme
Strateji Geliştirme, “Nereye ulaşmak istiyoruz?” sorusunun cevaplandığı son kısımdır. İlgili stratejik döneme ait “Stratejik Amaçlar” bu menüde admin tarafından tanımlanır.
Stratejik Amaçlar
Seçilen 5 yıllık stratejik plan için admin tarafından belirlenen amaçlar bu menüde görüntülenir. Sırasıyla amaçlar, hedefler ve performans göstergelerine geçiş yapılabilir.
“Performans Göstergelerini İndir” butonuna tıklayarak Stratejik Amaçlar, Hedefler ve Performans Göstergeleri listesi indirilebilir.
Stratejik Hedefler
Amaçlar altında tanımlanan hedefler ve amaca etki yüzdeleri bu ekrandan görüntülenir.
Performans Göstergeleri
Stratejik Hedef altında, ilgili hedefe ait performans göstergeleri görüntülenir.
Süreç
Süreç; sisteme daha önce tanımlanmış olup, kalite elçilerinin sadece görüntüleyecekleri bir menüdür.
Ana Süreçler (Alanlar)
Süreç menüsü altında tanımlanan ana süreçler (alanlar) kalite elçisi tarafından bu ekranda görüntülenir.
Süreçler
Ana süreçler altında tanımlanan süreçler, kalite elçisi tarafından bu ekranda görüntülenir. Listelenen süreç kartı bilgileri "PDF Oluştur" butonu aracılığıyla pdf olarak alınabilmektedir.
Faaliyetler
Süreçler altında tanımlanan faaliyetler ve süreç bilgileri, kalite elçisi tarafından bu ekranda görüntülenir.
İzleme Kriterleri
Faaliyetler altında tanımlanan izleme kriterleri, kalite elçisi tarafından bu ekranda görüntülenir.
İzleme Kriteri Hedefleri
İzleme Kriterleri için birime özgü hedefler verilmiş ise, kalite elçisi tarafından bu ekranda görüntülenir.
Görev Tanımları
Süreç menüsü altında tanımlanan görev tanımları kalite elçisi tarafından bu ekranda görüntülenir. Seçilen görev tanımına ait bilgiler "PDF Oluştur" butonu aracılığıyla pdf olarak alınabilmektedir.
Eylem Planı
Eylem Planı menüsünden sisteme admin tarafından tanımlanmış yıllık eylem planları görüntülenebilir.
Yıllık Eylem Planı
Seçili yıla ait eylem planlarının eylem alanlarına göre listelendiği kısımdır. Tüm kullanıcılar tarafından görüntülenebilir. Listelenen eylem planı bilgileri "PDF Oluştur" butonu aracılığıyla pdf olarak alınabilmektedir.
Geri Bildirimler
Kalite elçisi, Geri Bildirimler menüsünden yeni geri bildirim oluşturabilir.
Geri Bildirim Oluştur
Kalite elçisi, Geri Bildirim Oluştur menüsünde açılan formdaki ilgili alanları doldurarak geri bildirimde bulunabilir.
Geri bildirim oluşturulduğunda, ilgili geri bildirimin takibinin yapılabilmesi için bir takip kodu üretilir. (Geri bildirimde bulunan kişi e-posta adresini paylaşmış ise adresine takip kodunu içeren bilgilendirme e-postası gönderilir.) Geri Bildirim Durumunu Sorgula menüsünden takip kodunu girerek geri bildirimini takip edebilir.
Geri Bildirim Durumunu Sorgula
Kalite elçisi, Geri Bildirim Durumunu Sorgula ekranında açılan Takip kodu alanına sistem tarafından üretilen ve kendileri ile paylaşılan kodu girerek geri bildirim durumunu görüntüleyebilir.
Veri Girişi
Veri Girişi, ilgili birimler için veri girişi yapacak kalite elçilerinin görüntüleyecekleri bir menüdür.
Performans Göstergeleri
Kalite Elçileri, Veri Girişi altında Performans Göstergeleri menüsünden, görevli olarak atandığı birimler arasından veri girişi yapmak istediği birimi seçer. Admin tarafından belirlenen süre aralığında birimi ile ilgili performans göstergelerine “Tahmin (Hedeflenen) Değeri” için veri girişi yapar.
Kurumsal Değişkenler
Kalite Elçileri, Veri Girişi altında Kurumsal Değişkenler menüsünden, görevli olarak atandığı birimler arasından veri girişi yapmak istediği birimi seçer. Admin tarafından belirlenen süre aralığında birimi ile ilgili kurumsal değişkenlere veri girişi yapar.
Kurumsal Değişkenler için değişkenin yönü; artan, azalan veya serbest olarak admin tarafından belirlenir. Artan veya azalan olarak ayarlanmış bir değişken için veri girişi kümülatif olarak yapılmalıdır.
Veri girişi yapılırken kanıt zorunlu olarak istenmişse, Kalite Elçisi en az bir kanıt dosyası eklemelidir. Birden fazla dosya aynı anda seçilerek kanıt yüklenebilir. Yükleme için ".png, .jpg, .jpeg, .pdf, .doc, .docx, .xls, .xlsx" türündeki dosyalar kabul edilmektedir.
Bir kurumsal değişken; aynı yıl içinde birden fazla periyotta (6. Aylık, 12. Aylık vb.) takip edilebilir. Bu durumda belirlenen tarih aralıklarında kalite elçisi içinde bulunulan periyoda ait mevcut durumdaki verileri girmelidir.
Yıl sonunda girilen 12. Aylık döneme ait değer, sistem tarafından bir sonraki yılın başlangıç değeri olarak kabul edilecektir.
Anketler
Kalite elçisi, mevcut anketleri görüntüleyebilir ve anketlerde arama yapabilir.
Dokümanlar
Kalite elçisi, seçilen Kategori altında tanımlanmış dokümanları görüntüleyebilir.