KALEM : Kalite Yönetim Sistemi Yazılımı
Kalite Yönetim Sistemi; Ondokuz Mayıs Üniversitesi’nin kaynaklarını etkin kullanan, sürekli iyileştirme felsefesini benimseyen, bağımsız tüm birimlerini bütüncül bir sistem içerisinde değerlendiren ve paydaşlarını sisteme dahil eden bir kalite yönetim anlayışına uygun olarak tasarlanan bir yazılımdır. “Kalem” adını verdiğimiz bu yazılımla eğitim-öğretim ve araştırma faaliyetleri ve idarî hizmet süreçlerinin, kuruma ait risklerin değerlendirilmesi ve iyileştirme uyarlamalarının yapılabilmesi amaçlanmaktadır.
Ondokuz Mayıs Üniversitesi Bilgisayar Araştırmaları Uygulama ve Araştırma Merkezi (BAUM) tarafından geliştirilmekte olan bu yazılımla, Yükseköğretim Kalite Kurulunun temel görevlerinden biri olan Yükseköğretimde Kalite Kültürü konusundaki farkındalığın arttırılması ve kalite güvencesi uygulamalarının yaygınlaştırılması hedeflenmektedir. Kalite Kültürünün yaygınlaşmasının bir parçası olarak üniversite bünyesindeki her birim kalite elçileri aracılığıyla sisteme katkı sağlayacaktır. Bu sayede veriler kaynağından en doğru şekilde alınacak ve birimler ile üniversite üst yönetimi arasındaki etkileşim artacaktır. Sanayi ve Teknoloji Bakanlığının hazırladığı Üniversiteler İçin Stratejik Plan Hazırlama Rehberi – 2018 kılavuzu referans alınarak geliştirilmekte olan sistemin, üniversitemizin ve diğer üniversitelerin stratejik plan hazırlama süreçlerini kolaylaştırması beklenmektedir.
Giriş
Sanayi ve Teknoloji Bakanlığının hazırladığı Üniversiteler İçin Stratejik Plan Hazırlama Rehberine göre; Stratejik Yönetim Süreci, sekiz aşamadan oluşmaktadır:
- Stratejik Plan Hazırlık Süreci
- Durum Analizi
- Geleceğe Bakış
- Farklılaşma Stratejisi
- Strateji Geliştirme
- Eylem Planları
- Performans Programı
- İzleme ve Değerlendirme
KALEM Kalite Yönetim Sistemi, söz konusu stratejik yönetim süreçlerini uygulayarak üniversitenin 5 yıllık stratejik planının oluşturulmasını sağlamayı amaçlamaktadır.
Genel Bilgiler
KALEM Kalite Yönetim Sistemi yazılımı ile;
- Stratejik Plan Yönetimi
- Süreç Yönetimi
- Eylem Planı Yönetimi
- Düzenleme ve Uyarlama İşlemleri
- Geri Bildirim Takibi
- Risk Yönetimi
- Anket İşlemleri
- Doküman Takibi
- Duyurular
- Rapor Görüntüleme ve Analiz İşlemleri gerçekleştirilebilmektedir.
Kullanıcı Rolleri
Sistem üzerinde; Admin, Üniversite Yöneticisi, Birim Yöneticisi, Süreç Koordinatörü, Süreç Sorumlusu, Süreç Elçisi, Kalite Elçisi ve Paydaş İletişim Sorumlusu olmak üzere 8 çeşit kullanıcı rolü tanımlanmıştır.
Admin: Sistem üzerindeki yetkili kullanıcıdır. Stratejik planla ilgili tüm tanımlamaları yapar. Kullanıcı yetkilendirme, takvim belirleme ve stratejik planın tamamlanmasından sorumludur.
Üniversite Yöneticisi: Sistem üzerinde üniversiteye ait tüm raporlamaları görebilme ve indirebilme yetkisine sahip kullanıcıdır.
Birim Yöneticisi: Sistem üzerinde tanımlandığı birime ait tüm raporlamaları görebilme ve indirebilme yetkisine sahip kullanıcıdır.
Süreç Koordinatörü: Sistem üzerinde kendine tanımlanmış süreçlerle ilgili talepleri değerlendirebilir.
Süreç Sorumlusu: Sistem üzerinde kendine tanımlanmış süreçleri ekleme/düzenleme yetkisi bulunan kullanıcıdır. Süreç elçisinden gelen uyarlama talebini değerlendirebilir ve koordinatörün değerlendirmesi için yeni talep oluşturabilir.
Süreç Elçisi: Sistem üzerinde, kendine tanımlanan süreçlerle ilgili düzeltme ve uyarlama talebi açabilen kullanıcıdır.
Kalite Elçisi: Sistem üzerinde, kendine tanımlanan alandaki veri girişini doğru yapmakla sorumlu kullanıcıdır.
Paydaş İletişim Sorumlusu: Dış kaynaklardan gelen geri bildirimleri sisteme eklemekle sorumlu kullanıcıdır.